La planificación de recursos condiciona el funcionamiento diario de cualquier organización que presta un servicio esencial. De ella depende que las personas adecuadas estén en el lugar correcto, con los medios necesarios y en el momento oportuno para responder a las necesidades de los ciudadanos haciendo el mejor uso posible de los recursos públicos. 

Aunque lo más inmediato es pensar en la elaboración de turnos o cuadrantes, su alcance es mucho mayor. Planificar implica coordinar personas, vehículos, instalaciones y otros activos teniendo en cuenta restricciones operativas, normativas y presupuestarias que cambian continuamente. Cada decisión influye en la capacidad de mantener el nivel de servicio, utilizar de forma eficiente los recursos públicos y responder con rapidez cuando las circunstancias cambian.

Esta realidad afecta a buena parte de la Administración Pública. Servicios de emergencias, hospitales, brigadas de mantenimiento, transporte público o equipos de atención ciudadana comparten un mismo desafío: organizar recursos limitados para prestar un servicio continuo en entornos cada vez más complejos.

La planificación reúne más variables de las que parece

Toda planificación persigue un objetivo sencillo sobre el papel: asignar los recursos disponibles de la forma más adecuada. En la práctica, alcanzar ese equilibrio exige considerar simultáneamente un gran número de condicionantes.

La disponibilidad del personal, los periodos de descanso, la cobertura mínima del servicio, la especialización de determinados perfiles, la asignación territorial, la disponibilidad de vehículos o instalaciones y la evolución prevista de la demanda son solo algunas de las variables que intervienen en una planificación diaria.

Además, estas variables mantienen una relación constante entre sí. Un cambio en cualquiera de ellas puede alterar el resto del plan. La ausencia de un profesional, una incidencia sobre un activo o una nueva prioridad operativa obligan a revisar la distribución de recursos para mantener el servicio sin incumplir el resto de las restricciones.

Por este motivo, la planificación deja de ser un ejercicio administrativo para convertirse en un problema de decisión complejo. Cuanto mayor es el tamaño de la organización, mayor es también el número de alternativas posibles que deben evaluarse antes de decidir cuál resulta más adecuada.

La experiencia continúa siendo uno de los principales activos

La planificación siempre ha dependido del conocimiento de las personas responsables de coordinar la operación. Su experiencia les permite comprender el funcionamiento del servicio, anticipar incidencias y valorar aspectos que difícilmente pueden recogerse en un procedimiento.

Sin embargo, durante los últimos años la complejidad de estas decisiones ha aumentado de forma significativa. Las organizaciones gestionan más información, trabajan con un mayor número de recursos y deben responder a situaciones que evolucionan con rapidez, sin olvidar que estamos hablando de recursos públicos que deben tratarse con responsabilidad. 

En este contexto, analizar manualmente todas las alternativas disponibles resulta cada vez más difícil. No porque los responsables conozcan peor la operación, sino porque el número de combinaciones posibles crece mucho más rápido que la capacidad humana para evaluarlas dentro del tiempo disponible.

El papel de la inteligencia artificial en la planificación de recursos

La inteligencia artificial empieza a utilizarse como herramienta de apoyo precisamente en este tipo de decisiones. Combinada con técnicas de optimización matemática, permite analizar un gran número de escenarios y generar propuestas que respetan las restricciones definidas por la propia organización.

Para ello integra información procedente de diferentes sistemas, incorpora las reglas operativas existentes y evalúa de forma simultánea miles de combinaciones posibles antes de proponer una planificación.

Los responsables operativos mantienen el control del proceso en todo momento. Son quienes validan las propuestas, introducen ajustes cuando resulta necesario y toman la decisión final. La tecnología aporta capacidad de análisis y velocidad de cálculo, mientras que el conocimiento operativo continúa siendo imprescindible para interpretar cada situación.

Este enfoque permite dedicar menos tiempo a construir la planificación y más tiempo a valorar las distintas alternativas cuando aparecen cambios inesperados en la operación.

Los servicios de emergencias representan uno de los escenarios más exigentes

Los servicios de emergencias constituyen uno de los ejemplos más complejos de planificación de recursos dentro de la Administración Pública.

Cada jornada deben coordinar profesionales con diferentes especialidades, garantizar la composición adecuada de las unidades asistenciales, distribuir vehículos entre distintas bases operativas y mantener capacidad de respuesta durante las veinticuatro horas del día.

A esta complejidad se suman incidencias que pueden aparecer en cualquier momento: cambios en la disponibilidad del personal, nuevas necesidades asistenciales o situaciones extraordinarias que obligan a reorganizar rápidamente los recursos disponibles sin comprometer la continuidad del servicio.

Precisamente por reunir un elevado número de restricciones operativas, este tipo de organizaciones representan un entorno especialmente interesante para desarrollar nuevas herramientas de apoyo a la planificación.

En este contexto se enmarca DesafIA Madrid, el programa de innovación abierta impulsado por el Ayuntamiento de Madrid para explorar soluciones basadas en inteligencia artificial aplicadas a retos reales de la Administración Pública.

Uno de los proyectos seleccionados corresponde al reto planteado por la Dirección General de SAMUR-Protección Civil, orientado a mejorar la organización diaria de sus recursos mediante un sistema capaz de generar propuestas de planificación considerando jornadas de trabajo, periodos de descanso, perfiles profesionales, composición de las unidades asistenciales y asignación a bases operativas.

Para dar respuesta a este desafío, en Baobab estamos desarrollando una solución de Decision AI que combina inteligencia artificial y optimización matemática para facilitar la elaboración y actualización de la planificación cuando cambian las condiciones del servicio. La solución genera propuestas teniendo en cuenta las restricciones operativas definidas por la organización y proporciona una base objetiva para evaluar alternativas y reorganizar los recursos con mayor rapidez, manteniendo siempre el criterio de los responsables operativos como elemento central de la decisión.

Un reto compartido por muchas organizaciones públicas

Aunque el proyecto presentado se desarrolla en el ámbito de un servicio de emergencias como SAMUR-Protección Civil, la naturaleza del problema trasciende este caso concreto. La planificación y asignación eficiente de recursos es un desafío común en numerosos ámbitos de la administración pública.

Servicios de agua y saneamiento, gestión de residuos y limpieza urbana, transporte y movilidad, infraestructuras y activos, atención ciudadana, así como sanidad y emergencias, deben coordinar diariamente personas, vehículos, equipos e infraestructuras para prestar el mejor servicio posible. Todo ello respetando múltiples restricciones operativas, normativas y presupuestarias, mientras responden a una demanda cambiante y a incidencias que obligan a replantear continuamente la planificación.

Pese a que los recursos, las prioridades y los indicadores de rendimiento varían según el ámbito de actividad, la decisión de fondo es esencialmente la misma: cómo utilizar los recursos disponibles para maximizar la calidad del servicio prestado a la ciudadanía.

En este contexto, las técnicas de optimización matemática y la inteligencia artificial se han convertido en herramientas de gran valor para apoyar la toma de decisiones. Su capacidad para evaluar múltiples escenarios, incorporar restricciones complejas y recalcular planes cuando cambian las condiciones permite mejorar la asignación de recursos, aumentar la eficiencia operativa y responder con mayor agilidad a las necesidades de cada servicio público.