baobab soluciones presenta una herramienta para mejorar la eficiencia y reducir las listas de espera en el bloque quirúrgico con la colaboración del Hospital Universitario Ramón y Cajal.
Los datos de la Organización Mundial de la Salud muestran que el ritmo de envejecimiento de la población mundial ha crecido mucho más rápido que en décadas pasadas. Demandamos una mayor cantidad de servicios sanitarios y en consecuencia, existe una mayor probabilidad de requerir una o varias intervenciones quirúrgicas a lo largo de nuestra vida.
En este punto, los países se enfrentan al importante reto de garantizar que sus sistemas sanitarios asuman este cambio demográfico y utilizan las listas de espera quirúrgicas como un indicador clave para medir su calidad y eficiencia.
En 2020 baobab soluciones puso de manifiesto las ventajas que presentan la Inteligencia Artificial y la Analítica Prescriptiva para la programación de intervenciones frente al estándar del sector, en el que una persona asigna operaciones y recursos a quirófanos de forma manual. Un sistema de gestión de operaciones y recursos quirúrgicos basado en estas técnicas proporcionaría una mejora sustancial en los tiempos medios de espera y apoyaría de manera inteligente la toma de decisiones de los gestores, permitiendo automatizar esta tarea bajo supervisión médica llegado el momento.
Lo que hace un par de años se presentaba como una idea, baobab soluciones lo ha convertido en una herramienta real gracias a una subvención concedida por Red.es a finales de 2021 para impulsar el desarrollo experimental de soluciones, aplicaciones o servicios que, entre otras cosas, mejoren la eficiencia de los servicios sanitarios; y a la colaboración del Hospital Universitario Ramón y Cajal en las tareas de toma de especificaciones y de validación de la herramienta.
¿Cómo se programan los quirófanos actualmente?
La programación de quirófanos se realiza de forma similar en diversos hospitales del territorio nacional, aunque podemos encontrar algunas variaciones entre ellos.
1.- Se asignan quirófanos a servicios quirúrgicos.
2.- Cada servicio quirúrgico programa sus intervenciones con una periodicidad semanal al margen del resto de servicios del hospital y envía sus programaciones al Comité Médico Central.
3.- El Comité Medico Central se encarga de encontrar y de resolver incompatibilidades como puede ser la falta de personal médico por baja o vacaciones, la falta de camas UCI…
Esta forma de trabajar hace que el Comité parta de una solución inicial que no es la mejor posible y que exista un elevado número de cambios a evaluar manualmente dada la complejidad de problema. De modo que será complejo encontrar una programación de intervenciones óptima en términos de productividad y eficiencia, lo que repercute negativamente sobre las listas de espera.
¿Por qué baobab?
En un contexto poco eficiente, que plantea un problema con numerosas variables, altamente complejo y ante la falta de herramientas en el mercado especialmente diseñadas para la gestión de recursos y la secuenciación de tareas en el bloque quirúrgico, la Analítica Avanzada permite automatizar la programación de las intervenciones quirúrgicas así como de los recursos sanitarios (humanos y materiales) necesarios para llevarlas a cabo. En baobab somos especialistas en soluciones a medida de optimización que ayudan a la toma de decisiones utilizando técnicas como la Analítica Prescriptiva, la Inteligencia Artificial o los Gemelos digitales. Este problema era perfecto para nosotros y hemos tenido la suerte de contar con la confianza de Red.es para desarrollar la solución.
Revisemos la complejidad del problema
Necesitábamos crear una herramienta que trabajara con una serie de datos:
- Información sobre servicios quirúrgicos, unidades quirúrgicas en los que se dividen los servicios quirúrgicos, procedimientos que realizan y duración estándar de los mismos.
- Información sobre pacientes: servicio quirúrgico, unidad y cirujano que los introdujo en la lista de espera, fecha de entrada en la lista de espera, prioridad médica, procedimientos que necesitan, etc.
- Información sobre quirófanos: disponibilidad, asignación a servicios quirúrgicos, a unidades y a cirujanos y existencia de características especiales que hacen que ciertas intervenciones deban realizarse en unos quirófanos u otros.
- Información sobre cirujanos, anestesistas y enfermeras: servicios quirúrgicos y unidades a los que pertenecen o en los que pueden trabajar, disponibilidad, especialización (si procede) en algún procedimiento concreto y número de recursos médicos necesarios por procedimiento.
- Información sobre recursos materiales necesarios por procedimiento (aparatos de laparoscopia, camas UCI, etc.) y disponibilidad de los mismos.
- Información sobre equipos de apoyo a las intervenciones como, por ejemplo, equipos de limpieza o celadores.
- Información sobre fuentes de variabilidad: retrasos en el inicio de la primera intervención de un día/turno y en la duración de las intervenciones.
- Ocupación máxima de los quirófanos por servicio quirúrgico que no se quiere rebasar antes de incorporar la incertidumbre que existe en el sistema.
Con estas mimbres la solución que debía proporcionar la herramienta es la siguiente:
- Información sobre los pacientes atendidos por día y quirófano.
- Recursos médicos asignados a cada intervención (cirujanos, anestesistas y enfermeras).
- Recursos materiales necesarios durante y después de cada intervención (aparatos de laparoscopia, camas de UCI, etc.).
- Necesidades de transporte por parte de los celadores para cada paciente.
- Necesidades de limpieza de los quirófanos después de cada intervención.
- Pacientes cuyo tiempo de máximo de espera se ha excedido antes de ser intervenidos.
- Ocupación de los quirófanos.
- Porcentaje de operaciones que acaban sin incidentes (retrasos o cancelaciones) después de introducir la incertidumbre que existe en el sistema y coeficiente de variación para esta medida.
¿Cuál es el flujo de uso de la herramienta?
A partir de un escenario de partida, la herramienta propone una programación de quirófanos que cumple con las reglas de asignación del hospital, que no sobrepasa el porcentaje de ocupación máximo definido por cada servicio quirúrgico para sus quirófanos y que no presenta conflictos en relación a los recursos (humanos y materiales) necesarios para realizar las intervenciones.
A partir de esta solución, la herramienta también permite:
1.- Analizar el porcentaje de operaciones que se prevé que acabarán sin incidentes (retrasos o cancelaciones) al tener en cuenta la incertidumbre que existe en el sistema (retrasos en el inicio de las operaciones, variabilidad en la duración de las operaciones…).
2.- Buscar soluciones alternativas a la inicial incumpliendo alguna de las reglas con la que el hospital está trabajando actualmente.
3.- Evaluar cambios de tipo “qué pasaría sí” sobre la solución de partida con el propósito de optimizar el bloque quirúrgico de forma iterativa. Por ejemplo, analizando primero qué pasaría si un quirófano infrautilizado se asigna a un servicio, unidad o cirujano con una gran lista de espera y analizando después qué pasaría si se dota de personal médico y quirófanos en franjas extraordinarias al servicio, unidad o cirujano que presenta mayor lista de espera.
En definitiva, esta herramienta se puede utilizar como una plataforma para probar distintas alternativas de gestión del bloque quirúrgico antes de ponerlas en práctica en un sistema real.
¿Es sencillo trabajar con una herramienta de este tipo?
El trabajo con la herramienta es muy sencillo gracias a su interfaz. Por ejemplo, la Figura 1 muestra la pantalla que se ha creado para trabajar con los datos de entrada, mientras que la Figura 2 muestra un diagrama de gantt con los resultados de una programación de quirófanos sobre la que se puede clicar para obtener información detallada sobre cada intervención.
Figura 1. Ejemplo de pantalla de datos de entrada.
Figura 2. Ejemplo de gráfico de salida.
¿Qué resultados ha proporcionado la herramienta en un entorno real?
La herramienta se ha probado usando datos parciales de un servicio quirúrgico del Hospital Ramón y Cajal compuesto por cuatro unidades que trabajan con una lista de espera de 466 pacientes y que disponen de 17 slots (o combinaciones de quirófano, día, turno y cirujano) para realizar operaciones. Además, en este caso, se necesita un determinado recurso material compartido (del que se dispone sólo de una unidad) para el desarrollo de algunas intervenciones.
Para este problema, se ha calculado una programación de quirófanos inicial en 2 minutos, la solución inicial ha sido considerada por el hospital como un buen punto de partida sobre la que trabajar y algunas de las propuestas de mejora realizadas sobre esta solución han despertado el interés del equipo médico por la herramienta, lo que demuestra su utilidad.
baobab soluciones dispone de una demo de la herramienta para aquellas personas del ámbito sanitario que quieran conocer con más detalle su potencial, así como su capacidad de integración con los sistemas de los hospitales en los que trabajen.